4 ferramentas para gestão de projetos em design

Um dos grandes desafios na gestão de projetos é o gerenciamento de prazos e entregas da equipe. Embora seja inerente ao trabalho, a definição dos prazos para a realização das tarefas pode se tornar problemática se não forem respeitadas algumas premissas simples, mas nem sempre fáceis de serem executadas no dia a dia, como a organização da equipe e a definição conjunta do tempo necessário para a entrega da tarefa.

Não há como cumprir prazos quando se diz “sim” para tudo sem avaliar o que já está sendo produzido e o tempo já comprometido com outras atividades. Conhecer sua equipe, inclusive cada um dos que trabalham de forma remota, e mantê-la informada sobre todos os processos e projetos que estão em execução é essencial para não perder prazos nem comprometer a qualidade do que será entregue.

Confira algumas ferramentas que podem ajudá-lo na gestão de projetos e da equipe para que vocês nunca mais percam nenhum prazo.

1. Método GTD

O GTD (Getting Things Done) é um método de organização e produtividade pessoal, desenvolvido pelo consultor David Allen. Baseado em um organograma que ajuda a identificar e filtrar prioridades e estabelecer o tempo necessário para a execução de cada tarefa — desde as mais corriqueiras, como enviar um SMS, até as mais demoradas, como escrever um relatório —, o seu principal objetivo é aliviar o estresse com o excesso de informações e de tarefas a serem produzidas. A ideia geral é colocar no papel tudo, tudo mesmo, que precisa ser feito em determinado período de tempo. Isso alivia a mente e a deixa livre para executar as tarefas, em vez de ter que puxar continuamente na memória as tarefas que estão previstas.

2. Evernote

O Evernote é uma ferramenta digital que permite armazenar toda informação necessária para a gestão de projetos: desde listas de tarefas até lembretes de demandas de última hora. Uma de suas grandes vantagens é a possibilidade de sincronização em diferentes dispositivos: desktop, celular e tablet. Basta acessar a conta com a mesma senha e usuário para visualizar todos os compromissos anotados, não importando o dispositivo utilizado.

3. Trello

O Trello é um organizador de tarefas e eventos. Muito dinâmico e flexível, ele permite que você o configure de acordo com sua demanda, sendo possível colocar apenas algumas listas de coisas a fazer, como reuniões agendadas, ou montar todas as etapas de planejamento e execução de um projeto.

As listas são agrupadas em cartões, que são criados de acordo com cada tarefa, facilitando a organização e a identificação da equipe responsável por aquela etapa, por exemplo. É também uma ótima ferramenta para deixar toda a equipe ciente do que já foi executado e o que ainda está por fazer, permitindo melhor gerenciamento do tempo.

4. Sunrise Calendar

O Sunrise Calendar é um aplicativo gratuito de organização e sincronismo de diferentes agendas. Ele está disponível para Android, iOS, Mac e Chrome. Uma de suas grandes vantagens é a sincronização automática das agendas de outras plataformas, como Facebook, Linkedin e Google Agenda, em um único local, reduzindo as chances de perda de um compromisso agendado em dispositivos diferentes. Também está integrado ao Trello; assim, uma atividade agendada nessa plataforma é automaticamente incluída no app.

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